乡文件管理过程中出现的问题

乡文件管理过程中出现的问题

　　文件处置的实践中，近年来。发现文件操持、传送、管理等环节均存在一些问题。根据《中国共产党机关公文处置条例》省党的机关公文处置细则》等文件处置要求，针对文件操持、传送、管理过程中存在这些问题，结合工作实际，进行了有益探索。

　　一、文件办理、传递、管理中存在的问题及原因

　　（一）调整领导小组成员一类文件查阅不便和下发过多。为减少“调整领导小组成员”文件的发文数量，我们曾参照上级的作法，将文件中“领导小组成员”均以具体职务替代姓名，或在行文的正文最后一自然段写明：“今后，领导小组成员如有工作异动，由相应人员自然递补……”实施一段时间以后，基层单位经常反映，因为有的文件跨度有几年，查找某一领导小组成员名单时很不方便。同时，因职位变化频繁，相应领导小组成员则需作相应调整，办文单位每呈报一个都须按要求予以行文，既增加了办文数量，也增加了文件发送成本。

　　（二）文件发放渠道不畅通。区县一级文件发送一般都是依靠会议发放，通过参会人员将文件下发到受文单位，而很少通过邮寄或专送的形式。主要原因是，基层邮送邮件的时间长、成本高，一年需要文件邮递费用3.6万元左右；专送虽然时间短，但成本更高。采用会议发放的方式，大大节约了文件发放的成本，但容易出现文件丢失或发送不到位的现象，影响公文效应。

　　（三）机要文件传阅管理难。区县一级办公室一般人手不多，每个科组室只有2人，机要文件的传阅只是秘书组的工作职责之一。以前机要文件的传阅，尤其是密级文件的传阅，为避免失泄密事件的发生，工作人员一般会有意识地缩小传阅范围，或者一人直送区级领导，来回几十趟，工作效率很低。

　　二、创新文件处理的思考与建议

　　针对文件办理、传递、管理中存在的'具体问题，我们按照既符合《中国共产党机关公文处理条例》、《省党的机关公文处理细则》精神，又结合工作实际的要求，积极思考和尝试了文件处理的新办法。

　　（一）集中办理调整各类领导小组成员的文件。集中办理调整各类领导小组成员的文件主要是为今后方便文件查阅，减少发文数量，节约工作成本，提高办文效率。我们主要从三个方面着手，第一、凡需以区一级名义对全区各类领导小组成员进行调整的文件，我们规定每年三次集中办理，统一行文，其它时段一般不予受理。第二、因工作需要，确需调整相关领导小组成员，办文单位要及时拟稿，提供相关背景资料，并按程序送本单位领导审阅，然后按照集中办理的时间要求交区委办公室统一办理。第三、因特殊情况，需在集中办理的时间之外办理这类文件的，其部门单位主要负责人须事前向区委办公室分管办文工作的副主任报告，经区委办公室主任同意后，方可办理。这样一来，我们办文数量锐减，除集中办理的3个调整各类领导小组成员的文件外，特殊需要办理的文件最多不超过5个。同时，也满足了基层方便查阅的要求。

　　（二）进一步规范文件发送渠道。文件发送是否到位，关系到区县市委工作部署是否顺利传达贯彻落实的关键一步，如何既节约发送成本，又保证发送到位，我们结合区情实际，创造性地开展了工作，进一步规范了文件发送渠道。一是对区委机关大院内各单位下发的一般时效性非涉密文件，仍然投放到区机关事务管理局收发室，院内各单位及时查收。二是在区委机关大院收发室专制了两个文件发放柜，为院外的几十个单位（包括乡镇、街道，龙岭工业园，区直及中央、省、市驻区各单位）各设一个专门抽屉，配备专门钥匙，对下发的一般时效非涉密文件都发放到文件柜中，各单位每周至少领取一次（目前，乡镇、街道的党政办主任一般都住在城区）。三是对各单位下发的紧急文件采用“发电”文头形式，通过传真下发到区委机关院外的受文单位。对各单位下发的密级文件，将通过其它途径发放。四是进一步明确受文单位收文管理工作由单位办公室承担，办公室主任为第一责任人。各收文单位办公室指定一名机要秘书，具体负责上级文件的接收、传阅和管理。收文管理过程中，因单位自身原因，未按照规定时间及时收取文件致使工作贻误的，将根据有关规定追究相关责任人的责任。

　　（三）严格机要文件的传阅管理。针对办公室人手不够的问题，我们改变过去单靠秘书组人员的做法，通过两种途径呈送，一种途径为分送区委办、区人大办、区政府办、区政协办（以下简称“四办”）专门收文工作人员，分别呈送处级领导传阅；另一种途径为通过“四办”每季度召开处级离退休老同志会议，由“四办”组织传达学习机要文件精神。同时，从两个方面严格加强对密级文件的传阅管理，确保密级文件不失泄密，按要求传阅到位。一方面由区委保密局确定“四办”和区委部办委为保密要害部门，明确保密要害部门工作人员，保密要害部门及其工作人员分别与保密局签订保密承诺书，切实加强监督管理；另一方面，“四办”及区委部办委收文人员到区委办领取呈送处级领导传阅的密级文件，必须填写密件签收单，以此强化收文人员责任，防止失泄密事故发生。对于具体传阅过程中的问题，我们制定了《区级领导阅读文件办理工作规程》，严格按规程操作。如在密级文件上方加盖“严禁复印”字样，送阅文件不横传，绝密文件到区委阅文室阅读等。

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